Alles over VoIP telefonie

Alles over VoIP telefonie, bellen over internet

Ben je op zoek naar een goede oplossing voor telefonie voor op je kantoor of binnen je bedrijf? Dan heb je vast al wel eens gehoord van VoIP telefonie. Je hoort er verschillende verhalen over en waarschijnlijk klinkt het wel als een goede optie. Het is echter wel zo fijn om je er even goed in te verdiepen, zodat je precies weet waar je aan toe bent en je kunt bepalen op welke manier het voor jouw bedrijf van waarde kan zijn. In dit artikel staat alles wat je moet weten over VoIP telefonie!

Wat is VoIP telefonie eigenlijk?

Overal lees je de definitie van VoIP, namelijk Voice over IP bellen. Maar aan een definitie heb je natuurlijk niet zo veel. Wat is het nu precies? In principe is het niet heel veel meer dan bellen via internet. Waar je normaal gesproken op kantoor belt via je telefoonkabel, gaat dat bij VoIP via internet. Hierdoor is er maar één infrastructuur nodig en zijn er geen analoge telefoonlijnen meer nodig. VoIP bellen heeft nog veel meer voordelen, daarover lees je verder in dit artikel meer.

Wat is hosted telefonie dan?

VoIP telefonie en hosted telefonie zijn twee termen die vaak door elkaar gebruikt worden. Dat is in principe logisch, want het heeft ook veel met elkaar te maken. Je kunt het zo zien; hosted telefonie is een vorm van VoIP telefonie. Je kunt bij VoIP telefonie kiezen voor een eigen centrale, of voor hosted telefonie; een centrale in de cloud.

Het verschil tussen een eigen VoIP centrale en hosted VoIP

Wanneer je gebruik maakt van VoIP telefonie, heb je ook een telefooncentrale nodig. De meeste bedrijven kiezen dan ook voor een keuzemenu, waarmee de beller meteen bij de juiste afdeling terecht komt en de receptioniste bijvoorbeeld ontlast wordt. Je kan kiezen voor een eigen VoIP telefooncentrale, die op je bedrijfslocatie staat, maar ook voor hosted VoIP. Bij hosted VoIP staat de telefooncentrale in een datacenter. Er hangt dan dus geen kast meer op kantoor met een hardwarematige telefooncentrale; dit gaat allemaal via een server in het datacenter. Dit is niet het enige grote verschil; de investering verschilt ook erg. Voor een eigen centrale is vaak een hoge investering nodig voor de centrale.

Hosted VoIP

Bij hosted VoIP heb je dit dus niet en betaal je enkel eenmalig voor de toestellen en vervolgens een maandelijks bedrag voor het gebruik van de centrale. Meer over de kosten van VoIP telefonie, lees je verderop in dit artikel. Daarnaast kun je bij hosted telefonie ook kiezen voor cloud of private cloud. Kies je voor enkel een server in de cloud, dan deel je deze cloud met andere bedrijven. Voor een private cloud betaal je meer, maar dan wordt deze enkel en alleen gebruikt door jouw bedrijf.

De voordelen van VoIP bellen

Wanneer er gekozen wordt voor VoIP bellen, wordt er vaak ook meteen gekozen voor hosted VoIP. Je hoeft dan namelijk geen fysieke telefooncentrale in huis te hebben, maar profiteert wel van de voordelen die het biedt zoals een keuzemenu. Wat zijn nog meer de voordelen van VoIP bellen?

• Met hosted VoIP kun je overal waar je internet hebt, bellen zoals op het werk. dat betekent dat thuis- en flexwerken, steeds makkelijker wordt. Daar lees je verder in dit artikel meer over.
• Heeft jouw bedrijf nog een ISDN-2 aansluiting, dan ben je er inmiddels wel aan gewend dat er maar twee mensen tegelijk kunnen bellen. Met hosted VoIP is het aantal gesprekken dat tegelijk plaats kan vinden vrijwel onbeperkt, waarbij wel rekening gehouden moet worden met het abonnement, en dus de bandbreedte, die je kiest.
• Het is mogelijk om naar mobiel door te schakelen op bepaalde tijdstippen. Bij normale telefoonverbindingen was het natuurlijk ook mogelijk om door te laten verbinden naar mobiel, maar met hosted VoIP is het ook mogelijk om hier tijdstippen aan te verbinden. Zo kies je zelf wanneer je wel en niet bereikbaar wil zijn.

De nadelen van VoIP bellen

Ieder voordeel heeft zijn nadeel, zou je zeggen. Natuurlijk is dat ook bij VoIP telefonie het geval, maar voor alles is een oplossing. Als nadelen zou je kunnen noemen:

• Het is lastig aan te leggen en in te stellen. Daarvoor schakel je natuurlijk gewoon NL-XS in, en dan kun je er binnen enkele dagen mee aan de slag en heb je er zelf geen omkijken naar.
• Zonder internet is VoIP bellen in principe niet mogelijk. Gelukkig zijn er verschillende mogelijkheden waarop je bij bijvoorbeeld stroomuitval, met noodstroom, toch aan de gang kan. Ook hebben veel telefooncentrales een back-up mogelijkheid. De centrale staat namelijk in een datacenter en heeft dus altijd stroom en internet. Mocht je bedrijfslocatie niet meer via internet bereikbaar zijn, dan kun je een back-up kiezen bij je telefooncentrale.
• Het is afhankelijk van je bandbreedte en dus van je abonnement wat de geluidskwaliteit is.
• Je hebt er speciale toestellen voor nodig. Tegenwoordig hoef je echter niet eens meer fysieke toestellen aan te schaffen, maar kan er ook gebeld worden via software op je computer.

De functies van een hosted telefooncentrale

Niet alleen hosted telefonie biedt verschillende voordelen. Wanneer je hiervoor kiest, heb je ook meteen een telefooncentrale en dit biedt veel verschillende extra functies, zoals:

• De mogelijkheid om vanaf iedere locatie in te loggen op het telefoonsysteem. Wanneer je een VoIP toestel hebt, kun je die vanaf elke locatie aanmelden op het bedrijfsnetwerk wanneer er verbinding is met internet. Dit wordt ook wel hotdesking genoemd.
• Met een hosted telefooncentrale kun je niet alleen je voicemail beluisteren, maar is het ook mogelijk om een opname te laten mailen of via een online webportaal te beluisteren. Zo kun je het ook makkelijk doorsturen naar een collega en beluisteren wanneer je geen toestel in de buurt hebt.
• Je betaalt met hosted VoIP alleen voor de telefoons die je nodig hebt. Bij traditionele systemen moet je vaak telefoons in bepaalde aantallen aanschaffen, waardoor je vaak met toestellen zit die niet gebruikt, maar wel voor betaald hebt. Met hosted VoIP is dat verleden tijd.
• Je kunt gebruik maken van een BLF; Busy Lamp Field. Wanneer je een klant aan de lijn hebt en je deze door wilt verbinden naar een collega, kun je op deze manier zien of die collega ook echt beschikbaar is. Er wordt aangegeven of een collega in gesprek is of simpelweg niet gestoord wil worden. Zo kun je gelijk de juiste informatie doorgeven aan de klant, wat veel tijd en frustratie bespaart.
• Je profiteert van “extension dialing”, waarmee je bepaalde collega’s een enkel cijfer kunt geven en je dus geen volledig telefoonnummer hoeft in te toetsen.
• Je bedrijf blijft altijd bereikbaar. Ook als zich een calamiteit voordoet zoals een brand of denk eens aan een situatie waarbij iedereen weer thuis moet werken; je bedrijf blijft bereikbaar doordat je de boel kan verhuizen. Zelfs wanneer telefoons verwoest zijn, blijft de voicemail gewoon werken of kun je alles doorschakelen naar mobiele nummers.
• Het is mogelijk om een keuzemenu in te stellen en gebruik te maken van een wachtrijsysteem, erg handig wanneer het druk kan worden op de telefoonlijn.

Is hosted VoIP wel veilig?

Wanneer je belt met een kabel, kun je er vanuit gaan dat dit allemaal veilig is. Maar wanneer je belt via de cloud, krijg je te maken met internet en dus te maken met beveiliging. Of het veilig is, heeft te maken met hoe het is ingericht. Zo moeten wachtwoorden veilig genoeg zijn en regelmatig veranderd worden en is het verstandig om een anti-hacking policy te hebben. Ook kun je een bellimiet instellen, waardoor er nooit misbruik gemaakt kan worden van de telefoonverbinding. Ook je telefooncentrale en provider zal er constant mee bezig zijn om het netwerk te beveiligen en nog veiliger te maken. Vaak wordt er een complexe standaard code voor je VoIP account gemaakt, kun je real-time je belgeschiedenis inzien en zorgen zij ervoor dat de software en beveiliging altijd up-to-date is.

Neem vandaag nog contact op met NLXS in Breda voor een advies op maat. Heb je een bedrijf in regio Oosterhout, Tilburg, Roosendaal of Etten-Leur? Ook dan ben je bij ons aan het juiste adres.